Minding Your P's and Q's ist in der englischen Sprache ein idiomatischer Ausdruck, von dem Sprachexperten vermuten, dass er entweder bedeutet, man solle auf seine Manieren achten, auf seine Sprache achten, sein bestes Benehmen an den Tag legen oder aufpassen, was man tut. Unabhängig von der Definition dieses idiomatischen Ausdrucks ist klar, dass P's und Q's eine Anspielung auf Ihr Verhalten und die Einhaltung der angemessenen Protokolle sind, die von einem zivilisierten Bürger erwartet werden. Niemand kennt den genauen Ursprung des Ausdrucks. Eine Theorie besagt jedoch, dass er auf die englischen Pubs in der Mitte des 17. Jahrhunderts zurückgeht, in denen die Barkeeper ein wachsames Auge auf den Alkoholkonsum der Gäste hatten. Ein beschwipster Gast kann gewarnt werden, dass er oder sie auf die Anzahl der konsumierten Pints und Quarts Alkohol achten sollte, bevor der Barkeeper ihm oder ihr wegen Trunkenheit den Hahn zudreht. Ob in einem englischen Pub oder in der internationalen Steuerverwaltung, keine Aktivität bleibt unbemerkt. Es gibt immer ein wachsames Auge, das die Aktivitäten im Auge behält, egal ob es sich um Getränke, Transaktionen oder Aufzeichnungen handelt. In einigen Lokalen ist es ein Barkeeper, in anderen das Finanzamt.


Vor Dezember 2018 galt die Meldepflicht für Aktivitäten von US-Personen auf dem Formular 8858 Information Return of U.S. Persons With Respect to Foreign Disregarded Entities (FDEs) and Foreign Branches (FBs) nur für ausländische disregarded entities. Seitdem hat der IRS die Meldepflicht auf ausländische Zweigniederlassungen von US-Personen, kontrollierte ausländische Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften ausgeweitet. Mit dieser Änderung werden einige US-Bürger und -Residenten, die im Ausland geschäftlich tätig sind, von den zusätzlichen Meldepflichten, die ihnen auferlegt wurden, überrascht sein. Die Folgen der Nichtmeldung dieser Aktivitäten oder der verspäteten Einreichung sind beträchtlich. Die Strafen reichen von 10.000 Dollar pro fehlendem Formular pro Steuerjahr über den Verlust der Möglichkeit, bestimmte ausländische Steuergutschriften in Anspruch zu nehmen, bis hin zur Verhängung strafrechtlicher Sanktionen in bestimmten Fällen.


Nach den neuen Vorschriften muss eine steuerpflichtige US-Person, die unter bestimmte Kategorien fällt, nicht nur das Formular 8858 einreichen, sondern der Steuererklärung auch eine Anlage M beifügen. Die Anlage M ist eine Informationsübersicht, in der die Aktivitäten zwischen FDEs oder FBs und dem Steuerpflichtigen oder anderen verbundenen Unternehmen aufgeführt sind. Der Internal Revenue Code definiert US-Personen als Staatsbürger oder in den USA ansässige Ausländer, inländische Kapital- und Personengesellschaften sowie inländische Nachlässe und Trusts.


Eine ausländische Zweigniederlassung muss ein integraler Bestandteil des Geschäfts sein und außerhalb der USA von einer US-Person betrieben werden. Um als ausländische Zweigniederlassung definiert zu werden, müssen jedoch bestimmte Maßnahmen ergriffen werden, z. B. muss die ausländische Zweigniederlassung ihre eigenen Bücher und Aufzeichnungen führen. Darüber hinaus muss die ausländische Zweigstelle ein eigenes Büro oder einen festen Geschäftssitz haben, dessen Angestellte und/oder leitende Angestellte der US-Person unterstellt sind. Steuerabkommen zwischen Ländern bieten in diesem Bereich ebenfalls Orientierungshilfe, indem die jeweiligen Vertragsparteien eine Betriebsstätte definieren, die ein Merkmal ist, das wesentlich zur Berichtspflicht in den USA beiträgt.


In diesem Bereich der Steuerpraxis gibt es eine Fülle von Vorschriften, die eine wichtige Ressource für Praktiker und Steuerpflichtige darstellen. Eine der in den Vorschriften enthaltenen Definitionen bezieht sich auf eine QBU oder eine qualifizierte Geschäftseinheit. Dabei handelt es sich um gesondert ausgewiesene Einheiten eines Gewerbes oder eines Unternehmens, die, wie oben erwähnt, ihre eigenen Aufzeichnungen führen.Ausgenommen von dieser Definition sind Tätigkeiten, die von einer natürlichen Person in ihrer Eigenschaft als Angestellter ausgeübt werden. Die Vorschriften enthalten jedoch einen Vorbehalt zu der für natürliche Personen geltenden Regel, wonach eine QBU entstehen kann, wenn die Tätigkeiten ein separates Gewerbe oder Geschäft bilden und diese Tätigkeiten in den Büchern und Aufzeichnungen getrennt vom inländischen Haupteigentümer erfasst werden.


Im Wesentlichen weisen die Verordnungen die Steuerpflichtigen an, alle Fakten und Umstände der Geschäftsstruktur zu berücksichtigen, d. h. die spezifische Gruppe von Aktivitäten und ob diese Aktivitäten für sich genommen ein unabhängiges wirtschaftliches Unternehmen begründen. Weitere Faktoren, die zu berücksichtigen sind, wenn man einer ausländischen Zweigniederlassung eine unabhängige Tätigkeit zuschreibt, sind die Motivation, Einnahmen zu erzielen und einen Gewinn zu erwirtschaften, sowie die Art der Ausgaben und Abzüge, die der FB tätigt. Alles in allem darf die Summe der Tätigkeiten nicht nur eine Nebentätigkeit für den Handel oder das Unternehmen darstellen.


Der Nachteil einer Prüfung der Tatsachen und Umstände ist, dass sie Raum für ein interpretatives und weit gefasstes Verständnis der Geschäftstätigkeit lassen kann. So kann der IRS beispielsweise den Geltungsbereich des Gesetzes von der Anwendbarkeit auf US-Eigentümer von Ebenen ausländischer Personengesellschaften oder kontrollierter ausländischer Unternehmen (CFCs) auf einfache Einzelpersonen ausweiten, deren Handlungen die Voraussetzungen für ein QBU erfüllen.Man bedenke, dass ein Freiberufler, der ein Unternehmen besitzt, das seine Einkünfte normalerweise auf Schedule C meldet, eine zusätzliche 8858-Meldepflicht haben kann, weil der Freiberufler, der im Ausland lebt und arbeitet, verbundene Unternehmen betreibt, die ebenfalls auf separaten Schedule C's ihre jeweiligen Bücher und Aufzeichnungen führen.


Bei der Beurteilung der Notwendigkeit einer 8858-Meldepflicht muss der Steuerpflichtige die Dauer der Geschäftstätigkeit berücksichtigen. Zu diesem zeitlichen Element der Beurteilung der Tatsachen und Umstände gehört auch, ob getrennte Bücher und Aufzeichnungen geführt werden. Darüber hinaus wird ein Vergleich zwischen der Bedeutung der Arbeit im Verhältnis zu anderen Aktivitäten des Unternehmens angestellt. Darüber hinaus wird ein fester Geschäftssitz auch unter dem Gesichtspunkt der Prüfung der Tatsachen und Umstände beurteilt, ob es sich bei diesem festen Sitz um ein separates Geschäftsbüro, ein häusliches Büro oder einen Raum handelt, der ausschließlich für die Ausübung der Geschäftstätigkeit genutzt wird.


Die Vielfalt der geschäftlichen Unternehmungen im Ausland erfordert eine subjektive Anwendung der Prüfung der Tatsachen und Umstände, die ausschließlich von der Art der Unternehmung abhängt. So sollte ein Unternehmen, das sich mit der Vermarktung und dem Verkauf von Produkten im Ausland befasst, neben den anderen oben genannten Faktoren auch den Besitz von Produkten, die Anmietung von Büroräumen im Ausland und die Beschäftigung von Vertriebsmitarbeitern im Ausland für den Verkauf von Produkten berücksichtigen. Im Gegensatz dazu ist es jedoch weniger offensichtlich, dass die Prüfung der Tatsachen und Umstände erfüllt ist, wenn Lagerflächen nur zur Lagerung von Produkten gemietet werden und diese Produkte von unabhängigen Verkäufern im Gastland verkauft und vertrieben werden.


In ähnlicher Weise kann ein Unternehmen, das Investitionen tätigt, eine 8858-Anmeldung erforderlich machen, wenn es einen Makler mit der Verwaltung der Investitionen beauftragt und Ausgaben tätigt, um die Erträge aus diesen Investitionen zu erzielen. Dies kann selbst dann der Fall sein, wenn diese Investitionen von einem ausländischen Makler verwaltet werden, wobei die anfallenden Ausgaben gewöhnlich und notwendig sind. Ebenso wäre die Prüfung der Tatsachen und Umstände anwendbar, wenn die Ausgaben für die Beauftragung eines Immobilienverwalters gemeldet werden, dessen Zweck darin besteht, die Erträge zu steigern.


Bar Hopper und digitale Nomaden haben viele Eigenschaften gemeinsam: Sie können von einem Ort zum anderen ziehen und an ihrem neuen Aufenthaltsort eine neue Tätigkeit aufnehmen. Diese Tätigkeit kann darin bestehen, dass sie in einer anderen Bar eine neue Rechnung aufmachen, was eine neuartige Aufmerksamkeit für die "p's" und "q's" erfordert, oder sie kann darin bestehen, dass sie an einem entfernten Ort ein Heimbüro einrichten und eine ausländische Niederlassung eines inländischen US-Unternehmens gründen.In jedem Fall ist es sowohl für den Barhopper als auch für den digitalen Nomaden schwierig, sich dem wachsamen Auge, das die Aktivitäten reguliert, zu entziehen. In Wirklichkeit ist niemand vor dem wachsamen Auge gefeit, da wir alle für Gesetze, Regeln und Vorschriften verantwortlich sind. Es ist für Steuerzahler und Trinker gleichermaßen angebracht, die von ihnen erwarteten Compliance-Anforderungen zu beachten, da alles andere das Schicksal herausfordert und negative finanzielle Folgen hat.

Über die Autorin

Alicea Castellanos ist die Geschäftsführerin und Gründerin von Global Taxes LLC. Alicea Castellanos verfügt über mehr als 17 Jahre Erfahrung in der Steuerberatung und der Einhaltung von Steuervorschriften für vermögende Familien und deren Berater in den USA. Vor der Gründung von Global Taxes gründete und leitete Alicea eine Boutique-Steuerkanzlei und arbeitete bei einer renommierten globalen Anwaltskanzlei und CPA-Firma. Alicea ist auf die US-Steuerplanung und -einhaltung für nicht-amerikanische Familien mit globalen Vermögens- und Vermögensschutzstrukturen spezialisiert, zu denen nicht-amerikanische Trusts, Nachlässe und Stiftungen mit US-Bezug gehören.

Alicea ist außerdem spezialisiert auf ausländische Investitionen in US-Immobilien und andere US-Vermögenswerte, Steuerplanung vor der Einwanderung, US-Auswanderungsangelegenheiten, US-Personen, die ausländische Schenkungen und Erbschaften erhalten, Einhaltung von Vorschriften für ausländische Konten und Vermögenswerte, freiwillige Offshore-Angaben/Steueramnestien, FATCA-Registrierung und ausländische Unternehmen, die in den USA Geschäfte machen möchten. Alicea spricht fließend Spanisch und verfügt über Arbeitskenntnisse in Portugiesisch.

Alicea ist aktives Mitglied der Society of Trusts & Estates Practitioners (STEP), der New York State Society of Certified Public Accountants (NYSSCPAs), des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), der International Fiscal Association (IFA), Mitglied von Clarkson Hyde Global, einer weltweiten Vereinigung von Buchhaltern, Wirtschaftsprüfern, Steuerexperten und Unternehmensberatern sowie des Global Referral Network (GRN).

Im Jahr 2020 wurde Alicea mit dem prestigeträchtigen NYSSCPA Forty Under 40 Award ausgezeichnet, da sie über bemerkenswerte Fähigkeiten verfügt und im Berufsstand der Wirtschaftsprüfer einen sichtbaren Unterschied macht.

In den Jahren 2021 und 2022 war Alicea Gold- bzw. Silbergewinnerin der Citywealth's Powerwomen Awards in der Kategorie USA - Frau des Jahres - Geschäftswachstum (Boutique). Im Jahr 2023 setzte sie ihre Erfolgsserie fort und erhielt die Gold-Auszeichnung für das Unternehmen des Jahres - Weibliche Führung (Boutique). Darüber hinaus ist Alicea derzeit im Global Elite Directory 2023 aufgeführt, einem jährlichen, exklusiven Verzeichnis der weltweit besten Anwälte und herausragenden Vermögensberater, die sehr vermögende Kunden beraten.

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Alicea Castellanos, CPA, TEP, N.P.

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